El Facility Management (FM) es una disciplina que involucra la gestión de activos, espacios y recursos humanos necesarios para el correcto funcionamiento de una organización. La gestión de actividades de mantenimiento programado y correctivo de activos, así como la gestión documental y sus plazos, hasta la gestión de recursos humanos, consumo de energía y servicios auxiliares como limpieza, seguridad y logística, son todos aspectos críticos del FM.

Para optimizar y simplificar la gestión de las actividades de FM, tanto organizaciones privadas como públicas confían en soluciones de software de Facility Management.

Sin embargo, no todos los softwares de Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) son iguales. Hay algunas características que son esenciales para una gestión efectiva de patrimonios inmobiliarios.

Aquí están las 10 funcionalidades que un Software GMAO debería tener:

  1. Gestión de mantenimiento en la nube.

La gestión de mantenimiento es una característica fundamental. Permite a las empresas planificar y programar el mantenimiento preventivo y correctivo de sus instalaciones y edificios en la nube. De esta manera, las empresas pueden reducir los costos asociados con las reparaciones de emergencia y aumentar la productividad en general. Será fundamental poder implementar y administrar un sistema de recordatorios y notificaciones para informar sobre el mantenimiento programado a diferentes partes interesadas

2. Gestión de la geolocalización de activos, instalaciones y activos fijos.

La gestión de activos es una de las características más importantes de un software GMAO. Permite a las empresas crear un inventario técnico actualizado y realizar un seguimiento de todas sus instalaciones, activos fijos y supervisar su estado. De esta manera, las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre el mantenimiento y las reparaciones de activos, reduciendo los costos a largo plazo y aumentando su ciclo de vida. La geolocalización, visualización y gestión de activos es importante que se realice a través de un soporte planimétrico (CAD/DWG as-built) y, cuando esté disponible, con soporte de modelos 3D y/o BIM.

3. Planificación de actividades.

La planificación de actividades es esencial para garantizar que el trabajo se realice de manera eficiente. Un software de gestión de servicios de mantenimiento debería permitir a las empresas asignar tareas específicas a los miembros del equipo y hacer un seguimiento de los tiempos de finalización. De esta manera, las empresas pueden identificar posibles retrasos o ineficiencias y realizar las correcciones necesarias.

4. Control de costos.

El control de costos es un factor crítico para el éxito empresarial. Un software GMAO debería permitir a las empresas controlar los costos asociados con las actividades de Facility Management y, en particular, con el mantenimiento extraordinario. De esta manera, las empresas pueden identificar las áreas en las que los costos son elevados y tomar las medidas necesarias para reducirlos.

5. Gestión de plazos.

La gestión de plazos es importante para garantizar el cumplimiento de regulaciones y normativas. Un software de Facility Management debería permitir a las empresas hacer un seguimiento de los plazos para el mantenimiento y la verificación de activos. De esta manera, las empresas pueden garantizar que todas las actividades se realicen dentro de los plazos previstos.

6. Informes.

La generación de informes es fundamental para hacer un seguimiento de las actividades empresariales y para identificar posibles problemas o ineficiencias. Permitir a las empresas generar informes personalizados sobre las actividades de Facility Management y el rendimiento del equipo, así como la gestión de KPI y SLA, debería ser parte de las características de un software GMAO. De esta manera, las empresas pueden identificar tendencias y tomar las medidas correctivas necesarias.

7. Aplicación móvil.

La movilidad es importante para garantizar la productividad de los miembros del equipo que se desplazan con frecuencia. Un software GMAO debería permitir a los miembros del equipo acceder a la información y actualizar el estado de las actividades directamente desde sus dispositivos móviles. De esta manera, las empresas pueden garantizar que las actividades se realicen de manera eficiente y oportuna, incluso cuando los miembros del equipo estén fuera de la oficina, manteniendo un control constante sobre las intervenciones. Además, es fundamental que la aplicación móvil incluya la posibilidad de llevar a cabo actividades de relevamiento y censo de instalaciones, creando así un registro técnico que se mantenga actualizado con el tiempo.

8. Gestión de recursos humanos.

La gestión de recursos humanos es importante para garantizar la productividad del equipo y la satisfacción de los empleados. Un software de FM debe incluir la gestión de equipos de mantenimiento, técnicos de mantenimiento y todas las partes interesadas involucradas en la gestión del patrimonio inmobiliario mediante el envío de recordatorios y notificaciones.

9. Gestión de espacios.

La gestión de espacios es importante para garantizar que los espacios de la empresa se utilicen de manera eficiente y se mantengan regularmente. Permitir a las empresas abrir tickets geolocalizados en áreas o unidades funcionales, asociar componentes a áreas específicas y/o propiedades, así como la inserción de datos arquitectónicos, conlleva a una optimización del uso de los espacios y la reducción de los costos asociados.

10. Gestión de documentos.

La gestión de documentos es importante para garantizar el cumplimiento de regulaciones y normativas. Un software GMAO debería permitir a las empresas gestionar los contratos con proveedores, hacer un seguimiento de los plazos y supervisar el rendimiento de los proveedores. De esta manera, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de los contratos y que los proveedores ofrezcan un servicio de alta calidad, así como una única interfaz para la centralización y compartición de todos los documentos relacionados con el patrimonio inmobiliario.

Una vez que hayas analizado las características de un software de FM, habrá factores adicionales que debes tener en cuenta. A continuación, se mencionan algunos puntos que debes considerar al elegir la solución adecuada:

Escalabilidad

Asegúrate de que el software GMAO que elijas pueda crecer junto con tu organización. Busca una solución que sea escalable, modular y capaz de manejar un crecimiento en el número de activos, intervenciones y recursos humanos.

Facilidad de uso

Elige un software que sea fácil de usar y entender. Una interfaz de usuario intuitiva puede simplificar la implementación del software y garantizar que todos los miembros del equipo puedan utilizarlo sin dificultad.

Soporte y capacitación.

Asegúrate de que el proveedor de software de Facility Management ofrezca un soporte completo, tutoriales en video y capacitación adecuada para garantizar una implementación y uso correctos del software. Esto puede ser especialmente importante si el software es nuevo para tu organización.

Seguridad

El software GMAO debe garantizar la seguridad de los datos de la organización. Asegúrate de que el software ofrezca mecanismos de seguridad adecuados, como la cifra de datos y el acceso protegido.

En resumen, el software de Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) puede simplificar la gestión de las actividades de FM y mejorar la eficiencia de la organización. La elección de la solución adecuada depende de las necesidades específicas de tu organización y de una evaluación cuidadosa de las características ofrecidas por el software, la escalabilidad, la integración con otros sistemas, la facilidad de uso, el soporte y la capacitación, la seguridad y los costos. Una solución adecuada puede simplificar la gestión de las actividades de mantenimiento y mejorar la productividad de la organización.

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